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Gabinetes de Prensa y Protocolo

Gabinetes de Prensa y Protocolo

Hoy día, las acciones de relaciones públicas y difusión en los medios de comunicación, a través del gabinete de prensa, son herramientas fundamentales para la construcción de la imagen de la empresa o institución.

El Gabinete de prensa es el instrumento necesario para dar a conocer un nuevo producto, una nueva idea, presentar unas declaraciones, informar de los actos que se van a celebrar, etc.

Para realizar esta tarea es necesario:

  • Conocer las necesidades de la empresa o institución.
  • Decidir qué comunicar, a quién comunicárselo y cómo dirigir la información a los medios.
  • Seleccionar el espacio ofrecido por los medios de comunicación (agencias de noticias, diarios, revistas, radios y canales de televisión) que pensemos que va a ser más eficaz.
  • Dirigirnos al público adecuado.

El objetivo del Gabinete de prensa será transformar en noticia lo que la institución comunique y, de esta manera, aumentar su credibilidad, mejorar su aceptación en la opinión pública y diferenciarse de otras instituciones o entidades.

Pero la labor del Gabinete de Prensa no termina ahí. Para conseguir sus objetivos es necesario, además, cuidar las relaciones con otras instituciones, con el público, con los grupos de presión, con los líderes de opinión y, por supuesto, con los periodistas.

Existen diversas maneras de iniciar una relación con los medios de comunicación:

  1. La conferencia o rueda de prensa. Se utiliza normalmente cuando se quiere dar a conocer un acontecimiento o tema importante.
  2. En encuentro con los medios. Se utiliza para temas de menor transcendencia, para presentar un nombramiento o cuando se quieren tratar varios asuntos.
  3. Un desayuno con los periodistas. Se convoca a un pequeño grupo de periodistas para facilitar un intercambio informativo. Se usa sobre todo cuando los temas a tratar son muy especializados.
  4. Un cóctel con periodistas. Se convoca a un grupo numeroso de periodistas y se produce una alocución corta. A continuación comienza una conversación por grupos.

Todas estas acciones tienen como fin la construcción de la imagen de la empresa o institución. Y en todas estas acciones comunicativas que emanan del Gabinete de Prensa, así como en los actos que organice la institución y que emanen del Gabinete de Protocolo, la colaboración entre ambos debe ser estrechísima.

Los actos, como fuente de mensajes, producen un discurso que cuando es recogido por los medios de comunicación multiplica de modo considerable el número de espectadores, ampliando así el efecto que pueda producir en el público. Por todo ello, los gestores del protocolo, además de sus misiones específicas, deberán facilitar a los profesionales de los medios de comunicación su trabajo, ya que redundará en beneficio de la proyección y difusión del acto.

En concreto, el Gabinete de Protocolo en los actos con los medios de comunicación deberá:

  • Facilitar al máximo las posibilidades para que el acto sea cubierto en su totalidad, con claridad y precisión, sin que se rompa en ningún momento la estructura del mismo.
  • Proporcionar a los periodistas y técnicos que les acompañen el asesoramiento preciso para que conozcan previamente el desarrollo secuencial del acto y sus peculiaridades.
  • Procurar que los códigos que modelan el ceremonial tengan amplia difusión entre los profesionales de la información para que puedan explicarlos a la audiencia.
  • Determinar el lugar que deberá ocupar la prensa (teniendo en cuenta para cámaras y fotógrafos de dónde procede la luz, preparar una tarima si hay público delante, etc.).
  • Preparar un espacio en el exterior para las unidades móviles.
  • Facilitar las acreditaciones en caso de que fuera necesario.
  • Recibir a los periodistas e indicarles el lugar por el que pueden moverse.
  • Atender a la “decoración” (en el caso de ruedas de prensa, evitar el amasijo de micrófonos si se dispone de una mesa de mezcla, evitar las botellas de agua, determinar el lugar para los carteles o paneles de publicidad, etc

De poco sirve la perfección, solemnidad y estética de un acto si no es difundido y, por consiguiente, su significado es percibido y valorado por el conjunto social.

El servicio de protocolo, al mismo tiempo que se ocupa de ordenar secuencialmente las formalidades y situar en el tiempo y espacio personas y cosas en el escenario en que se desarrolla el acto, deberá tener en cuenta que los periodistas, cuando realizan su trabajo, deben ser considerados espectadores privilegiados puesto que, a través de ellos, la sociedad entera se convierte a su vez en espectadora.

No quiere decir que en esta relación con los medios de comunicación, el departamento de protocolo asuma competencias del servicio de prensa; las funciones de uno y otro son completamente diferentes y no deben interferirse entre sí. Pero es fundamental que, antes de la celebración de cualquier acto, ambos departamentos se reúnan para diseñar y programar de forma conjunta algunos aspectos técnicos del mismo. La labor conjunta y coordinada entre el departamento de protocolo y el de prensa se centrará en esencia en:

  • Colocar y distribuir adecuadamente a los periodistas, diferenciando entre redactores y periodistas gráficos.
  • Proporcionar a los gráficos, en particular a las cámaras de televisión, ubicaciones con diversos campos de enfoque para que el acto sea cubierto en su conjunto y con todo detalle.
  • Evitar interferencias en el desarrollo del acto que puedan producirse por el trabajo de los periodistas. El mayor éxito es que éstos realicen su labor con eficacia y sin que su presencia se note.
  • Procurar que el dossier elaborado sobre el acontecimiento por los responsables de prensa contenga también los aspectos esenciales en su vertiente protocolaria; así se evitará que se produzcan errores sobre denominación y tratamiento a autoridades, dudas sobre precedencias, etc.
  • Situar, junto al asesor de prensa, otro de protocolo que aclare las dudas que puedan surgir a los periodistas respecto al ceremonial.

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